案件管理とは、案件や営業活動の進捗状況を表などで可視化し、記録・管理する手法です。セールスパーソン自身が、自分の追いかけている案件の状況を把握できるようにするのはもちろん、マネージャーが「担当者に対して適切な支援を行う」「営業全体の成果見込みを正確に判断できる」ためにも、案件管理は欠かせません。
最近は、専用の「案件管理システム」の導入・開発する企業も増えており、各案件の進捗状況や受注確度などの分析結果を使って、営業活動の質向上につなげる動きも活発になっています。
この記事では、組織内で案件管理のルールを作っていなかったという方に向けて案件管理の必要性、実施メリットや代表的な案件管理ツールの使い方を紹介します。
この記事の目次
案件管理とは
案件管理は、営業活動を計画通り、また効率的に進めるために必要なものです。
顧客の情報や受注に向けた進捗状況を可視化し、成約確率や見込みの時期などを記載します。社名・担当者名、どのような商談を行ったかという情報が記録される場合もあります。
案件管理が必要な理由
案件管理は、常日頃から営業活動の進捗を記録することで、セールスパーソンが自身の進行している複数の案件を一元的に管理できるようにするものです。
1人の営業担当者が、数十件の案件を一度に進行する場合も少なくありません。当然、相手先によって受注までにかかる期間や見込まれる売上金額、成約に向けてネックとなることはさまざまです。次にどの相手に対して、いつ、どのようなアクションが必要なのかを正しく把握しておく必要があります。
同時に営業マネージャーの立場からは、次の2点の理由から案件管理が必要となります。
・成約確率を高めるために営業担当者に適切なアドバイスを行う
・各担当者がどの程度の確度で、いくらぐらいの成約見込みがあるか集計管理したい
そのためには、抜けや漏れがなく、最新情報に更新されている一覧化された案件管理表が欠かせないのです。
導入時に留意する点
まず案件管理をスタートさせるなら、ExcelやGoogleスプレッドシートなど一般的に使われている表計算ツールを活用できます。
ただし10人以上の営業担当の情報をまとめたり、進行している案件数が数十を超えたりする場合は、より専門的な案件管理の専用システムが望ましいでしょう。
案件管理システムを導入する際のポイントを二つ紹介します。
<ツール連携>
案件管理システムが敬遠されがちな理由として、入力作業や更新の負担が大きいことが挙げられます。セールス担当は、日々営業そのものの業務に追われ、管理業務は後回しにされがちです。
Google WorkspaceやMicrosoft 365といった外部のツールと連携できるか否かで、負担が大きく変わります。
ツール連携機能を基準にした案件管理システムの選定が望ましいといえます。
<見やすいUIであるか>
もし仮に、性能が良いシステムであっても、不便なUIにより非効率を招くようであれば、生産性も低下するでしょう。
分析や集計機能の充実、直感的にユーザーが入力しやすいと思えるUIデザインかなどに注目してください。
案件管理を行うメリット
案件管理を正しく行うことで次のようなメリットが得られます。
・営業活動のボトルネックを改善
・営業活動の標準化
・案件受注の確度を向上
それぞれ順に解説します。
営業活動のボトルネックを改善
案件管理の実施により、営業活動のボトルネックが明らかになります。
その他にも、案件ごとの成功・失敗した理由が明確になるといったメリットが挙げられます。
これらの情報は、案件管理によって可視化できるので、改善に向けて早期に動き出せます。
また、チームメンバーで各案件の経過を分析することで、チームで検討するからこその改善案が出てくる可能性が高まります。
案件の対応をした際に得たノウハウは、新人に向けた教育資料や他案件の参考資料として活用できます。
営業活動の属人化を回避
営業の属人化は案件管理をすることで回避できます。
属人化した営業活動を回避することにより、以下三つのようなメリットが見込めます。
・業務の分散から、営業活動の効率向上
・組織の責任感や意欲の向上
・権限・責任の分散からミス拡大の防止
様々な部署・部門で案件の進捗情報を共有し分散することで、仕事を一人で進めるという職場環境を改善できます。
案件受注の確度を向上
案件管理は、「案件を受注に繋げる」ことを一番の目的として活用されるケースが多いです。
各案件の状況を把握した営業マネージャーから、営業担当者へ適切なアドバイスを送ることで、取引先に対して適切なアプローチをかけられます。
また、適切なアドバイスを送るためにも、常に新しい情報を共有できる環境を整えましょう。
プロセルトラクションが案件管理をサポート
この記事で案件管理の概要は説明していますが、新規事業のビジネスモデルを構築することはかんたんではありません。そこでプロセルトラクションではあなたの会社にマッチした案件管理ツールのご提案から実践までサポートしています。
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適切な案件管理ができた場合の恩恵
適切に案件管理を進めることで、「効率的なプロジェクトの進行」「営業活動の質を改善」「顧客満足度の向上」これら3つの恩恵を得られます。
一つずつ取り上げ、詳しく解説します。
効率的にプロジェクトを進行できる
営業活動の状況や取引先の情報を、案件管理で可視化することにより、必要なタイミングで欲しい情報を即座に得られ、効率的に営業活動を進められます。
また、「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どうやって」案件を処理したのかを常時確認できます。
案件の進捗状況を視覚的に捉えることで、リソースが偏っている案件を発見でき、早期にフォローできます。
営業活動の中でも、情報管理は最も無駄な時間が発生しやすい業務と言われていますが、常に情報を引き出せる環境を整えることで、スムーズに営業活動を進められるでしょう。
営業活動の質の改善につながる
各案件の営業活動を分析することにより、セールスプロセスのどこでエラーが発生しているか明らかになります。
また、案件管理システムを用いることで、期間ごとの売上の予測データをグラフで出せます。
その他にも、各セールスプロセスの営業成果を比較することで、ボトルネックを簡単に洗い出すことができます。
これら情報を基に、営業活動の改善に努められます。
顧客満足度を向上できる
案件管理表から、過去の顧客データを用いてニーズを割り出せるため、適切な案件管理は顧客満足度の向上にも繋がります。
適切に案件管理を進めるためには、受注まで到達できた案件だけでなく、失注した案件の詳細も残すことが大切です。
成功した理由や失注した原因を可視化することで、次の営業活動に活用できます。
上記の通り、顧客を軸にして案件管理を行うことで、顧客の満足度向上や営業活動の成果といった大きなメリットが見込めます。
案件管理ツールの紹介
多くの企業で案件管理の導入が進んでいるため、様々な種類の案件管理ツール・システムが存在します。
その中でも定番なツール・システムを三つ紹介します。
・Excel
・Googleスプレッドシート
・CRM/SFA
これらのメリット・デメリットを解説します。
Excel
使い慣れている人が多く、初心者でも扱いやすいツール
<メリット>
Excelに触れてこなかったというビジネスマンは数少ないでしょう。
そのため、操作法のレクチャーといった手間がかからず、簡単に移行できます。
一番のメリットとして、Excel内のグラフ作成や表計算といった機能が、案件管理にマッチしていることが挙げられます。
書式やフォントといった機能を使いこなせば、案件の進捗情報や顧客情報を見やすくまとめることができるでしょう。
<デメリット>
前項でも述べましたが、Googleスプレッドシートと違い、同時作業に対応していないため、情報の共有にタイムラグが発生します。
リアルタイムでの情報共有が必要不可欠な現代では、特別な理由がない限り、案件管理ではオンライン対応のツール・システムを導入することが良いでしょう。
また、メール等に添付して共有する際は、セキュリティ対策も必要になるため、クラウド上で安全に共有できる環境を整える必要があります。
Googleスプレッドシート
オンラインでの同時作業やリアルタイムで情報共有できるツール
<メリット>
前項で述べたExcelと基本的な機能に変わりはありませんが、大きな違いとして、複数人が同時に作業できる事が大きなメリットです。
リアルタイムで情報が更新されるので、必要な情報をスムーズに共有できます。
セキュリティやカスタマイズ性が高く、自分の組織に合ったUIに仕上げられます。
<デメリット>
企業のGoogleアカウントを人数分用意しなければならないため、特定の企業においてはシステム上難しいというケースもあります。
CRM/SFA
営業活動の効率化に特化したツール
<メリット>
「CRM」「SFA」はそれぞれ営業活動の効率化を支援するツールです。
そのため、正確かつスムーズに案件管理を進めるために最適です。
CRMは顧客との関係管理に最適化されていて、SFAは営業活動の進捗情報や記録を管理するツールです。
どちらも、営業活動に関する様々な情報を一元管理できるので、効率化を図れます。
<デメリット>
案件管理ツール・システムの中でも、特にCRM/SFAの需要が高い為、多くの種類が普及しています。
そのため、自社に適したツールを探すために、多くの時間を要することがデメリットです。
自社に合わないツールを選んでしまい、導入したものの、扱われないケースもしばしばあります。
上記のデメリットを回避するために、実用面を考慮した上で、ツールを選定することが大切です。
案件管理を導入して、効率の良い営業活動を
リアルタイムで営業活動の情報を記録・管理する案件管理は、営業部門だけでなく、取引先や所属企業にも恩恵があります。
1人に案件管理を押し付けるのではなく、営業マネージャーと営業担当者で協力し合い、負担を分散させることも大切です。案件管理ツールを上手く活用し、職場環境や抱えている問題の改善から始め、利益の拡大を目指しましょう。
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